Inhuur van externen gaat niet over de P, maar over de Q

Gepost 17/04/2014

Op het “seminar inhuur externen” van Harvey Nash op vrijdag 11 april 2014, leek de aandacht te verschuiven van de Prijs (tarief) naar de (Quantity) ‘hoeveelheid’ en (Quality) ‘kwaliteit’. Maar liefst 84% van de aanwezigen vindt inhuur meer een recruitmentproces dan een inhuurproces (16%). Hoewel dat voor iedereen logisch kan klinken, blijkt de praktijk toch nog weerbarstig.

Dit artikel is het vervolg op mijn voorbeschouwing van het seminar, waarbij de rode draad ligt in de cruciale rol van het operationele proces.

De theorie klinkt zo simpel

In de eerste presentatie gaf Gerco Rietveld, zelfstandig strategist, een stuk basis theorie over inkoop, toegepast op de inhuur van externen;

  • Kosten  = Prijs x Hoeveelheid
  • Resultaat = Kwaliteit / Kosten

Teveel  focus op prijs levert niet het gewenst resultaat. Daarom zou Gerco bij het inhuren van externen liever dezelfde zorgvuldigheid zien als bij het recruitmentproces. De focus moet hierbij veel meer liggen op de kwaliteit van de externe inhuur.

Een concreet rekenvoorbeeld over mijn vriend, een goede timmerman (zzp), zegt genoeg. Neem het bouwen van een houten schuur;

  • Dure timmerman kost €40 per uur en doet de klus in 50 uur, totaal €2000
  • Goedkope timmerman kost €30 per uur en doet de klus in 60 uur, totaal €1800

De goedkope timmerman levert echter een minder solide en slecht afgewerkte schuur op die binnen vijf jaar gammel wordt en na tien jaar vervangen moet worden. De kwaliteit van die schuur is een 5 waard op een schaal van 1 tot 10. De dure timmerman levert een schuur die 15 jaar staat en er mooi uitziet. Die kwaliteit is een 9 waard;

  • Resultaat score van goedkope timmerman = 5/€1800 = 0.0027
  • Resultaat score van de dure timmerman = 9/2000 = 0.0045
  • Dat levert dus een 67% hogere kwaliteit voor een 33% (€10) hoger tarief

Op de conclusie van Gerco dat marktplaatsen niet het juiste instrument zijn voor de inhuur van externen, kwam snel reactie uit de zaal van iemand die wel goede ervaring heeft met zo’n marktplaats. In dit artikel laat ik die discussie even los en leg ik een link naar twee volgende presentaties waarin het toch voornamelijk weer ging over inkoop en niet over recruitment.

Kunnen inkopers wel de kwaliteit van mensen beoordelen?

De presentatie van Ad Weterings en Kristel Hofman-Olthuis van de Gasunie, ging voornamelijk over Best Value Procurement, een aanpak waarbij leveranciers in het aanbestedingstraject hun toegevoegde waarde moeten aantonen en niet alleen aanbieden op prijs. Een duidelijke focus op kwaliteit.

Aan het eind van deze presentatie kwam voor mij de aap uit de mouw. Nadat de beste tien leveranciers gekozen zijn in de aanbesteding, wordt het operationele inhuurproces via “mini competitie” met min.-max. tarieven uitgevoerd. Bij tien leveranciers, met maximaal twee cv’s per stuk, gaan ‘de goedkoopste tien cv’s’  door naar de manager. Dat is toch een inkoopproces en geen recruitmentproces? Hoe weet je dan of de ‘dure cv’s’ niet meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie?

De presentatie van Marnix Stellwag van VGZ ging over de noodzaak tot kostenbesparing. Met 360 externen op 2500 mensen totaal, was de ratio extern/intern niet eens heel hoog. Aan het eind van het traject dat hij uitvoerde waren er nog maar 140 externen over, een enorme besparing, missie geslaagd!

Het nadeel in dit soort situaties is dat je meestal niet in staat bent om te kijken naar kwaliteit. Bij een reorganisatie gaan de vaste medewerkers via het afspiegelingsprincipe de deur uit, ook al zitten daar mensen tussen die veel toegevoegde waarde leveren. Bij VGZ hebben ze wel via het functiehuis gekeken naar de werkelijke werkzaamheden en bijbehorend marktconform tarief. Daarnaast hebben ze met name gewerkt aan bewustwording van managers over de noodzaak van inhuur (vs intern oplossen). De kwaliteit van de externe zelf speelde een ondergeschikte rol, omdat het project toch met name in tarieven en aantallen moest snijden.

Bijzonder is dat in het besparingsproces het inhuurloket verschoof van HR naar Inkoop. Daar wordt er strak gestuurd op prijs en leveranciersafspraken. Toch is dat een signaal dat inhuur weer een inkoopproces wordt, daar waar 84% van de aanwezige toehoorders vindt dat het een recruitmentproces hoort te zijn!

De volgende stap; een KPI op kwaliteit

Het wiel opnieuw uitvindenNaar mijn mening is het best mogelijk om los te komen van de discussie over tarieven en hoef je als inkoper helemaal niet ver te kijken. Hoe word je zelf als medewerker beoordeeld?

Er zijn heel veel HR methodieken beschikbaar om het vaste personeel te beoordelen. Ga dus vooral niet het wiel opnieuw uitvinden en gebruik dezelfde methodiek die in jouw organisatie voor het vaste personeel gebruikt wordt ook voor de flexibele schil. Misschien moet je een lichtere variant van de methodiek gebruiken voor externen,  maar zo kunnen inhurende managers makkelijk ook de externen meenemen in het beoordelingsproces.

Meestal rolt er als eindbeoordeling een cijfer of een andere score uit (uitstekend/goed/ redelijk/zwak). Gebruik dan gewoon die schaalverdeling als nieuwe KPI in je contracten, met een bepaalde normaalverdeling over de hele populatie per leverancier. Dan verschuift de focus vanzelf van prijs naar kwaliteit.