De WKR, brug tussen Finance en HR

Gepost 14/02/2014

Zo'n driekwart van de Nederlandse organisaties moet nog overstappen op de werkkostenregeling (WKR). Over wat deze regeling inhoudt gaat dit blog niet, daar is genoeg informatie over te vinden. Wel gaat dit blog over samenwerken. Het leuke van de WKR is dat het HR-betrokkenen dwingt om heel cijfermatig naar HR-beleid en arbeidsvoorwaarden te kijken. Daarbij is de noodzakelijke samenwerking met de financiële afdeling misschien wel het begin van een permanente brug tussen de 2 eilanden.

Hoe zit dat dan met die werkkostenregeling?

De werkkostenregeling maakt het voor organisaties niet leuker, wel makkelijker, om een flink aantal niet primaire arbeidsvoorwaarden voor de fiscus vast te leggen. Specifieke regelingen als de fietsplan regeling verdwijnen en maken plaats voor één generieke regeling waarbij je ook nog eens niet op persoonsniveau hoeft te administreren.
Volgens ADP, Berenschot en Performa in 'HR Trends 2013-2014', is tot en met 2013 pas 21 procent van de organisaties overgestapt in de huidige overgangsperiode vanaf 2011. Van deze organisaties is 63 procent vanwege positieve effecten overgestapt; minder administratie of financieel gunstig.
Op zich is de invoering van de WKR geen moeilijk project, maar er zijn wel veel partijen bij betrokken Op tijd starten helpt stress eind dit jaar voorkomen. De oude regelingen gaan op een gegeven moment echt verdwijnen. Of dat definitief 1-1-2015 wordt of misschien toch weer later, zal de nieuwe Staatssecretaris van Financiën Wiebes waarschijnlijk nog niet hebben besloten.

Finance EN HR

Het bijzondere aan de werkkostenregeling is dat het weliswaar een fiscale maatregel is, maar dat het een zo brede regeling is, dat HR dit niet alleen kan invoeren. Het is namelijk nodig om over de hele linie van de organisatie te kijken naar vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Daardoor komen ook bijvoorbeeld de volgende posten naar boven, die vaak bij HR helemaal niet bekend zijn;
• Kortingen op eigen producten/diensten
• Kerstpakketten
• Personeelsfeestjes
• Betaalde parkeerplaatsen buiten eigen kantoor
• Gesponsorde lunch/diner (gedeeltelijk)
• Diverse bestuurders verzekeringen
Het is dus noodzakelijk om ook de afdeling financiën te betrekken. Deze afdeling is namelijk voor andere stafafdelingen, zoals facilitaire zaken, communicatie en IT, het aanspreekpunt voor bovenstaande punten als het gaat over budgetten en uitgaven.  In onderstaand  figuur zie je dat zelfs in 42% van de organisaties de afdeling financiën in de lead was om de WKR in te voeren.



Bron: HR Trends 2013-2014

De WKR gaat in essentie over cijfers en dat is in de meeste organisaties nog niet de sterkste kant van HR. Dat blijkt onder andere uit de lijst met prioriteiten op beleidsthema's uit datzelfde onderzoek van Berenschot, waar thema's als talentontwikkeling, SPP en duurzame inzetbaarheid bovenaan staan, naast de werkkostenregeling.
Mijn stelling hier is dat de werkkostenregeling voor een goede brug zorgt tussen HR en Finance.
Samenwerken is veel leuker en levert meer op voor de totale organisatie dan alles vanaf het HR eiland te blijven doen. Wanneer zaken als Strategische Personeelsplanning en HR Analytics een combinatie laten zien van mensen en kosten, levert dit een meer bedrijfskundige benadering vanuit HR op en dat levert voor je interne klant, het management, een veel completere dienstverlening op. Zie bijvoorbeeld ook dit artikel.

Een WKR-dashboard

Voor de werkkostenregeling is een rapportage nodig die het totaalplaatje over alle relevante werkkosten in kaart brengt, minimaal per kwartaal of zelfs per maand. Die rapportage zou je moeten doorontwikkelen tot een echt dashboard zodat dit je kan helpen sturen:

  1. De WKR geeft je een budget (vrije ruimte) van 1,5 procent van de fiscale loonsom
  2. De kosten van het afgelopen jaar geven je 'budget' / verwachtingen voor het huidige jaar
  3. Je wilt hiernaast de ontwikkelingen zien van de gerealiseerde kosten t.o.v. dat budget
  4. Als je over de vrije ruimte dreigt heen te gaan dan moet je 80 procent eindheffing betalen, dus dat wil je voorkomen.
  5. Als je binnen die vrije ruimte blijft wil je mogelijkheden zien om die ruimte optimaal te benutten

Je krijgt dan een dashboard met virtuele knoppen waar je aan kan draaien om gedurende het jaar en voor het volgende jaar bij te sturen. Die knoppen kunnen aan de HR kant zijn, het aanpassen van arbeidsvoorwaarden, maar ook aan de financiële kant, bijvoorbeeld aan het eind van het jaar de ruimte voor de kerstpakketten of het kerstfeest bepalen.

Langdurige samenwerking tussen HR en Finance

Wanneer je organisatie al ver is met HR Analytics inclusief financiële gegevens, dan is die brug er misschien al. Het bouwen van een brug tussen HR en Finance maakt de bedrijfskundige kant van de HR afdeling hoe dan ook een heel stuk sterker. De WKR maakt het noodzakelijk minimaal 1 keer per jaar met HR en Finance samen te zitten en de verwachtingen en resultaten m.b.t. de WKR-kosten te analyseren en eventueel beleidswijzigingen door te voeren. Aangezien de knoppen in het dashboard aan beide kanten van de brug liggen, is langdurige samenwerking onontbeerlijk.